Las agendas de trabajo siempre tienen un punto esencial que son las reuniones de trabajo. Normalmente, se establecen a principios de la semana para tratar sobre las prioridades de la semana, estado de las tareas a llevar a cabo con las cuentas de los clientes, y establecer el calendario de acciones a corto y medio plazo. Estas reuniones son relativamente sencillas. Pero lo más complicado no es la reunión en si, sino la efectividad de las mismas.
Cómo plantear la reunión de forma efectiva
Siempre es preferible la periodicidad a la improvisación, al menos en términos profesionales. La informalidad e muchas agencias de comunicación actuales no está reñida con tener una planificación de todas las tareas a llevar a cabo a lo largo de la semana. Y para ello existen cientos de herramientas de compartición de datos, tanto para móvil como para desktop. También es preferible tener una serie de puntos del orden del día pero no muchos, 4-5 a lo sumo. Toda reunión que se prolonga más de 45' son prácticamente inefectivas, o se dejan temas sin tratar. Hay que ir al grano, y siempre de la mano de los responsables de cada apartado.
Tomar notas y establecer hitos
Como ya no estamos en la facultad, es mejor llevar los deberes hechos antes de la reunión. Dar cuenta de cómo va la estrategia digital de un cliente requiere llevar datos de tráfico, SEO y KPIs de forma semanal. Las herramientas de medición lo pueden hacer en tiempo real, así no tengamos la manía de abrir el ordenador en la misma sala y ver los datos de Metricool o Hootsuite allí mismo. Por experiencia, establecer hitos o metas semanales es bastante más sencillo y reconfortante que los objetivos a mes vista o trimestrales. Debemos tener en cuenta que en cualquier momento nos van a pedir cuentas y resultados.
Participantes
Más de cinco personas en una reunión de trabajo suele ser contraproducente. Son reuniones internas y la comunicación debe ser fluida horizontal y verticalmente. Los responsables de cada departamento, y en agencias pequeñas aún menos. No somos la IBM, pero la comunicación debe ser ágil y poco complicada, así como la transmisión de responsabilidades.
En resumen, reuniones periódicas, cortas, con no muchos participantes y que transmitan información relevante para mejorar la eficiencia. Y no tienen por qué ser aburridas. Traer unas pastas y compartir café y té nunca han sido handicaps para que nuestros servicios dejen de ser eficientes.
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